El Sufrido Project Manager: 7. Los riesgos y las oportunidades

El Sufrido Project Manager: 7. Los riesgos y las oportunidades

En este post nos toca hablar de la importancia de los riesgos. En los seis anteriores contamos que todos somos Project managers, sin dejarnos claro si debemos alegrarnos o echar a correr y que nuestra visa depende de un señor/a misterioso, invisible, llamado cliente, al parecer tan importante que puede echarnos a la calle y del que solemos saber menos de lo que debiéramos para tenerle contento; que, desde el inicio y durante la ejecución, no debemos de perder de vista los objetivos ,  que las comunicaciones tienen que ser eficientes, efectivas y no hacer ruido sino ayudar al proyecto,  que más vale que cada uno sepamos lo que tenemos que hacer y que la planificación, aunque da pereza… suele ser muy útil.

Riesgos? Qué puede ir mal? .

“Ni Dios mismo seria capaz de hundirlo” E.J.Smith, Capitán del Titanic.

Ante un posible riesgo podemos actuar de cuatro maneras…: haciendo el avestruz (meter la cabeza bajo tierra para no verlo o ignorar que existe), rezando (para que no ocurra y si ocurre que el todopoderoso sea magnánimo), jugando al suicida (reconocer los riesgos, saber que van a ocurrir y decidir dedicarse a otras cosas más urgentes) y, por último, mirando a los ojos a los riesgos, identificando los más importantes y, siguiendo el proverbio chino de que “cuando tengas que comerte tres sapos grandes y horribles, empieza con el más grande y horrible”, poniéndote a trabajar para que los más graves no lleguen y si llegan no nos haga mucho daño.

Riesgos: el error más frecuente

Sin embargo, esta última no se práctica. Aunque parezca mentira, el error más frecuente que un equipo de proyecto comete en relación a la gestión de riesgos es identificar los riesgos pero no hacer luego nada al respecto (tipo suicida?). Es curioso como mucha gente contribuye de forma entusiasta a elaborar la larga lista de riesgos que pueden llevar el proyecto al desastre pero luego no dedica la más mínima atención a vigilarlos y mitigarlos. El documento de riesgos, se guarda bien encuadernado y únicamente se utiliza al final como checklist para documentar las razones del fracaso del proyecto.

Ahora que no nos oye ninguno, normalmente los directores no suelen tener imaginación para imaginar posibles desastres. Cuando les presentas la lista de posibles riesgos, responden “¿Pero qué es lo que puede ir mal? Sabemos a lo que nos dedicamos¡ No podemos prever todo¡¡”. Sirve de poco consuelo ver al final del proyecto que los tres temas que hicieron descarrilar el proyecto estaban en los primeros puestos de la lista presentada.

Mira a los ojos de los riesgos

Pero, un buen  Project manager no es así. Ni juega al avestruz, ni es milagrero ni tiene ganas de suicidarse. Mira a los ojos al sapo más grande y horrible y se lo va cocinando…:

Identifica los riesgos

Primero y a la luz de los objetivos del proyecto y las tareas a realizar, identifica los riesgos de cada tarea y determina los efectos en nuestro proyecto (si nos afectará al alcance o producto, al plazo o al coste). Para cada tarea analiza la causa raíz (porqué ocurre), se identifica el riesgo (en qué aspecto del proyecto nos va a afectar) y se describen sus consecuencias (se cuantifica) sobre el proyecto.

Prioriza los riesgos

En segundo lugar, prioriza los riesgos (no tenemos ni tiempo, ni dinero, ni tiene sentido abordar todos). Para ello, los evalúa en función de la probabilidad de que ocurran y del impacto (el lío que nos puede montar). Hace un análisis cuantitativo y cualitativo de cada riesgo (cuadro probabilidad-impacto).

Y se queda con los más probables e impactantes y aquellos que aunque no sean muy probables, no pueden ocurrir de ninguna manera. Puede ocurrir que un riesgo tenga una probabilidad mínima pero considerar inaceptable que ocurra. En este caso, se decidirá gestionar el riesgo.

Piensa qué hacer con los riesgos…

En tercer lugar, nuestro prudente Project manager (¿a que empezamos a ver al Project manager como el yerno/nuera que toda madre/padre querría para su hijo/a?) elaborará el Plan de Mitigación que activará cuando el semáforo esté todavía en naranja), y las medidas a tomar si aparecen signos de que el riesgo amenace con acercarse.

Las actuaciones podrán ir en la línea de: aceptar el riesgo y prepararnos para afrontar las consecuencias del impacto; evitarlos actuando sobre la causa raíz; mitigarlo reduciendo la probabilidad y/o el impacto a niveles aceptables; transferir la responsabilidad a un tercero (suena a dejarle el marrón a otro pero tiene sentido si, por ejemplo, no queremos arriesgarnos a desarrollar una tecnología propia que otro tiene ya lista) y, por última, pero no por ello menos importante, contratar un seguro de riesgos.

…y las oportunidades.

Todo lo anterior lo hacen los grandes Project managers. Pero los Project managers galácticos (messiánicos si esto lo lee algún barcelonista…), además, están atentos a los “riesgos positivos”, bueno, llamémosles oportunidades. En el fragor de la batalla, lo último que se nos ocurre a los participantes es que haya cosas que puedan ir mejor de lo esperado. Pero esto es algo que los mejores equipos hacen cuando estudian los riesgos: estudiar las oportunidades. Preguntarse ¿qué puede ir mejor de lo esperado? ¿Cómo podemos aprovecharnos de que ocurra? Tengamos en cuenta lo que personas de éxito ya aprendieron: cuanto más trabajas, más suerte tienes (que Picasso decía tal que así: “a mí la inspiración me suele pillar trabajando”).

En estos casos, también tenemos un plan para aprovechar las oportunidades. Ante una oportunidad podemos actuar: aceptándola y preparándonos para afrontar y maximizar las ventajas de la oportunidad; tratar de incrementar la probabilidad de que ocurran y de que el impacto (positivo en este caso) sea máximo; explotándola, asegurando que la oportunidad se materializa y, por último, compartiéndola, asignando la responsabilidad a un tercero que pueda aprovecharla mejor.

En el próximo post hablaremos de prioridades.

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A tu disposición¡

Daniel

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