En este post nos toca hablar de la importancia de la comunicación. En los tres posts anteriores contamos que todos somos Project managers, sin dejarnos claro si debemos alegrarnos o echar a correr y que nuestra visa depende de un señor/a misterioso, invisible, llamado cliente, al parecer tan importante que puede echarnos a la calle y del que solemos saber menos de lo que debiéramos para tenerle contento y que, desde el inicio y durante la ejecución, no debemos de perder de vista los objetivos.

Comunicación? Con la cantidad de cosas que tengo que hacer¡

Decía G.B. Shaw que “el mayor problema de la comunicación es la ilusión de pensar que ha ocurrido”. Apuntalaba “Communication is basically a misunderstanding”. Sin embargo, y como estamos ante la segunda razón más importante por la que fracasan los proyectos, vayamos por delante diciendo que mantener una comunicación efectiva, permanente y clara con todas las partes interesadas (stakeholders) aumentará sustancialmente las posibilidades de éxito de nuestro proyecto. Si has logrado tener objetivos claros (razón principal del éxito) pero no se comunican bien (segunda razón del fracaso), no has avanzado nada.

Durante el fragor de la batalla, de la respuestas a decenas de emails, llamadas de aviso de nuevos (más bien viejos pues suelen ser siempre los mismos) fuegos que apagar, es difícil mantener los objetivos claros y no perder el norte. J. Welch, CEO de General Electric, decía que la única manera de no perderlos de vista era repetírtelos a ti y a tu equipo una y otra vez, sin cambiar un ápice tu mensaje, aunque llegue un momento que te acabes aburriendo de repetirlos y haya otro justo al lado dando otros diferentes.

La comunicación no es sobrecarga de información

En proyectos de cualquier complejidad, la sobrecarga de información puede llegar a ser apabullante. ¡Qué Project manager no tiene una larga lista de correos en su bandeja de entrada, una pila gigante ordenada geológicamente de documentos sin leer en su mesa y la lucecita roja del móvil indicando que unas cuantas llamadas perdidas aguardan su respuesta!

Pero en este lío (y porque desde el inicio lo ha pensado, definido y planificado) nuestro previsor Project Manager tendrá un mini plan de comunicación para dejar claros los flujos de información y sus contenidos, decidir quién debe saber qué, cómo hay que decírselo, cuándo y qué debe quedar documentado permanentemente (actas,…) y cómo (digital, por escrito,…) para, de esta manera, mantener en todo momento informadas a las personas adecuadas sobre los temas adecuados en el momento en que necesitan ser informados.

los correos electrónicos, ese arma de destrucción masiva…

Y tras esta recomendación pasemos a hablar de nuestro amigo el email/correo electrónico o como queramos llamarlo como uno de los medios de (in)comunicación más habituales ahora.

En primer lugar, la probabilidad de que un correo electrónico enviado con un documento adjunto – que puede contener un informe crítico, los objetivos e indicadores de éxito- sea respondido en el plazo solicitado de dos días salvo con un lacónico “tiene buena pinta” son mínimas (“tiene buena pinta” se traduce por “lo he mirado por encima pero tampoco he tenido mucho tiempo para leerlo con detenimiento”). Si no lo han borrado directamente como ha ocurrido con la primera píldora y algún compañero…

Si nos ponemos a pensarlo, la comunicación es la única manera que tenemos de liderar un proyecto. Si bien escuchar es una buena parte de la comunicación, cuando hablemos necesitamos ser concisos, tratar temas relevantes para el éxito del proyecto y, si le damos un tono de humor o de ánimo, mejor que mejor.

¿Cómo conseguir entonces que nuestros mensajes sean “los elegidos”, los que atraviesan e impactan en el consciente de nuestro equipo u organización? ¿Cómo conseguir que nuestro email, nuestra llamada, nuestra solicitud sea “the winner”? Tres ideas nos pueden ayudar:

La primera, condensar los requisitos y criterios de éxito en una hoja, tal y como hemos hablado en el punto anterior y que no solamente son, ni mucho menos, tiempo y presupuesto.

La segunda, tener preparado un pequeño planning con los principales actividades e hitos del proyecto desde su inicio hasta su final (no un planning con MS Project de 250 tareas¡, algo mucho más sencillo).

La tercera, captar la atención de tu equipo de trabajo, de forma sencilla. Basta, por ejemplo, con tener listo y actualizado un poster con los principales objetivos o las próximas actividades a realizar hitos que cumplir (algún libro americano sugiere que esta cartulina tenga la foto de algún deportista famoso… pero, creo, más bien afirmo, que aquí no nos lo tomaríamos en serio -imaginaros en un despacho la foto de CR9 con los objetivos del proyecto- y al Project manager solamente le faltaría que, encima, le tomaran el pelo). Siento a algún CCCC sonriéndose cínicamente…

La cuarta, cada vez más importante, hacer un uso sensato del email que está dejando de ser un medio de comunicación y más un medio de evasión y distracción (una alternativa cobarde a una conversación complicada), una manera fácil de evitar una reunión o charla sobre un tema que merecería una conversación cara a cara y un peligro si, en un momento de debilidad has enviado un correo (especialmente cargado emocionalmente) del que luego te hayas arrepentido y que estará guardado en el disco duro de algún ordenador de la compañía…

Un pequeño test sobre comunicación

¿Lo primero que haces al llegar al trabajo es leer emails y limpiar tu bandeja de entrada?, ¿estás controlando el email durante todo el día?, ¿escribes y contestas emails mientras hay gente en tu despacho hablando contigo?, ¿mandas un email para comunicar noticias importantes en vez de telefonear?, ¿mandas documentos críticos que requieren respuesta como documentos adjuntos a un email y esperas a que te contesten…?…. … compañero, bienvenido al club de los e-adict@s.

Pero, claro, el correo-electrónico es el medio de ¿in?comunicación más utilizado nos guste o no, sobre todo en equipos deslocalizados así que, al menos cumplamos algunas reglas básicas como: no mandar Hidra-emails que tratan varios temas, de varios proyectos, cada uno de los cuales requiere acciones de diferentes receptores; no mandar nada remotamente sensible o con carga emocional (negativa); tener presente que quien lee tu email se imagina tu tono de voz para interpretar el mensaje y lo interpretará en función de su estado de ánimo (aunque seas cuidadoso, controlas una pequeña parte del significado); no enviar emails “urbi” con copia a “et orbe”; y, por último no juegues al e-ping-pong, y tras dos cruces de contestaciones, coge el teléfono de toda la vida, llama y aclara lo que tengas que aclarar¡

La comunicación es una responsabilidad clave del Project manager

Da igual si mandas emails, cartas o señales de humo, lo importante es que te asegures que comunicas claramente, frecuentemente, con antelación y de forma efectiva. El Project manager, como no, es el principal responsable de que los mensajes sean recibidos y entendidos. Y la mejor forma de ser un buen directivo.

Churchill mandaba notas escuetas a su gente indicando únicamente “ACCIÓN A REALIZAR HOY: ………….” cuando se trataba de asuntos importantes. Quizás este hombre era un poco brusco, pero nos vale la idea.

El próximo día hablaremos de… … organización de equipos.

——

Si quieres saber más de Project Management,… te ofrecemos el mejor material en español:

• Preparador PMP, el mejor simulador de exámenes en Español con más de 4.000 preguntas justificadas con referencia a PMBOK6 
• Curso Online  para preparar certificaciones PMP y CAPM, estudiando a tu ritmo con el apoyo de 4 profesores con gran experiencia
• Manual para Project Managers: Cómo gestionar proyectos con éxito

A tu disposición¡

Daniel