Evalúa la gestión de COSTES en tu proyecto con este cuestionario

Evalúa la gestión de COSTES en tu proyecto con este cuestionario

Evalúa la gestión de COSTES en tu proyecto con este cuestionario y reflexiona sobre las posibles áreas de mejora que descubras.

En tu organización, o en tus proyectos, en relación a la organización de la gestión de coste en los proyectos

–           ¿existe y se utiliza una base de conocimiento de lecciones aprendidas de proyectos o partes de proyectos anteriores similares de elementos relativos a la gestión del alcance, en concreto, de

  • datos de estimaciones (y su documentación justificativa) de actividades y/0 paquetes de trabajo?
  • métodos, técnicas y herramientas de estimación de costes?
  • variaciones en coste y el análisis  de las causas que dieron lugar a la variación?
  • aspectos en la gestión, ejecución, monitorización y control de costes?

–           ¿existe un procedimiento común para la gestión de costes de un proyecto que incluya

  • datos fiables, contrastados, comunes para todos los proyectos?
  • procesos comunes para estimar costes, elaborar el presupuesto y controlar los costes de proyecto?
  • técnicas y herramientas comunes para estimar costes, elaborar el presupuesto y controlar los costes?
  • sistemas informáticos comunes e integrados de apoyo a la planificación y gestión de costes?
  • una asignación de responsabilidades en la gestión de costes entre los diferentes participantes?
  • una recogida, reporte e información estándar a las partes interesadas del proyecto?

–           ¿a la hora de estimar los costes del proyecto,

  • se utilizan datos comunes, contrastados procedentes de proyectos anteriores o lecciones aprendidas?
  • está establecido qué elementos incluyen y con qué nivel de detalle
  • se realizan estimaciones por un punto, tipo PERT, asociando intervalos de confianza,…?
  • se documentan las estimaciones -cómo se hicieron, suposiciones realizadas, restricciones consideradas-

–            ¿se elabora un presupuesto similar para todos los proyectos desde el punto de vista de

  • estructura,
  • contenidos,
  • grado de detalle,
  • nivel de precisión,…
  • que integre, como presupuesto global, los presupuestos de los departamentos implicados
  • para que sean consistentes y comparables entre proyectos?

–           ¿está integrada adecuadamente la gestión de costes con

  • la gestión de riesgos
  • la gestión de la calidad
  • la gestión de compras
  • o la gestión financiera de la organización?

–           ¿se realiza una elaboración colaborativa y una presentación formal de la línea de base de costes para obtener

  • un presupuesto realista
  • con el compromiso de los departamentos implicados
  • y la aprobación del resto de partes interesadas?

En relación a la monitorización y control del cronograma

–           ¿existe un procedimiento común que defina cómo monitorizar y controlar los costes y presupuesto y

  • qué datos y con qué frecuencia recoger
  • qué medidas de desempeño del coste calcular
  • qué parámetros utilizar para evaluar el desempeño en costes
  • cómo evaluar y reportar el impacto de las variaciones y contingencias en el coste final
  • cómo proponer cambios y acciones correctivas o preventivas y quien las aprueba
  • quién y cómo mantener el presupuesto actualizado
  • qué (estado actual y proyección), cómo, cada cuánto y qué formato utilizar para el reporte

–           ¿existe un seguimiento de todas las actividades del proyecto bajo un presupuesto común que integre

  • los costes de los paquetes de trabajo o sub-proyectos de los diferentes departamentos implicados
  • los presupuestos de los paquetes de trabajo externalizados
  • los presupuestos de las compras solicitadas
  • el análisis de reservas de contingencia y gestión?
que permitan
  • evaluar el impacto de variaciones del coste de cualquiera de ellas en el coste final
  • realizar análisis de escenarios en función de diferentes estrategias de actuación?

Qué tal fue este «examen de conciencia»? 😉

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