¿Nos ha servido para algo nuestra flamante nueva gestión de proyectos? Parte 2.

¿Nos ha servido para algo nuestra flamante nueva gestión de proyectos? Parte 2.

En el post anterior vimos que para saber si la nueva forma de gestionar los proyectos implantada ha sido un éxito necesitamos buenas medidas. Y que para lograrlas convenía que siguiéramos los siguientes pasos:

1. Determinar los objetivos de la nueva (o actualizada) forma de gestionar los proyectos
2. Describir quien va a decidir qué es un éxito
3. Definir las medidas
4. Decidir qué datos y cómo se van a tener qué recoger
5. Decidir cómo se van a representar y mostrar las medidas
6. Analizar el conjunto de las medidas

Y nos quedamos en que tras determinar los objetivos de la nueva (o actualizada) forma de gestionar los proyectos, describir quien va a decidir qué es un éxito y definir las medidas teníamos que:

4. Decidir qué datos y cómo se van a tener qué recoger

Especificar qué datos deben recogerse y cómo van a recogerse es un proceso mucho más minucioso y detallista que los anteriores. Debemos hacernos la idea de que nos llevará tiempo así que no nos impacientemos.

Para determinar qué datos coger y cómo necesitaremos responder a las siguientes preguntas:

– quién los va a recoger?
– qué datos vamos a recoger?
– cuándo vamos a recogerlos?
– dónde los recogeremos?
– cómo los recogeremos?

No solamente deberemos ser muy concretos y específicos sino que deberemos comunicar bien las respuestas a las preguntas para que los datos recogidos sean consistentes. Esto nos lleva a otro aspecto importante de las medidas: la fiabilidad. Fiabilidad significa consistencia. La fiabilidad de nuestras medidas dependerá de la consistencia de los datos recogidos.

La dificultad de recoger datos nuevos puede hacernos caer en la tentación de establecer medidas basadas en datos que ya se recogen… Y no debemos olvidar que cada medida debe darnos información valiosa para tomar decisiones y actuar, no información interesante, curiosa,…

Y con esto pasamos al paso siguiente:

5. Decidir cómo se van a representar y mostrar las medidas

Si es cierto que «consigues lo que mides«, no es menos cierto que «eres lo que presentas«. Es por ello importante pensar muy bien cómo se presentarán los datos para que sean comprensibles por quienes no tienen tiempo para estar haciendo cuentas. La mejor medida mal presentada puede llevar a una decisión equivocada o a no tomar una decisión (que puede venir a ser lo mismo).

No tratemos de meter demasiada información en una presentación. Cuanta más información queramos presentar, más difícil será comprenderla.

Y, por último,

6. Analizar el conjunto de las medidas

Poner en conjunto tu grupo de medidas es similar a montar un buen equipo de futbol. Necesitas tener cubiertas todas las posiciones. En nuestro caso, necesitamos asegurarnos de que tenemos medidas para cada uno de nuestros objetivos. Si no lo comprobamos, puede ocurrir que hayamos perdido de vista algún objetivo.

También tenemos que tener cuidado (en el equipo de fútbol) de no poner dos porteros, tres laterales derechos,… dejando el flanco izquierdo descubierto… Volviendo a nuestras medidas tenemos que ver si hay medidas que miden o dan información sobre lo mismo o parecido y, en cambio, tenemos otros objetivos poco cubiertos.

Para ello, conviene que nos hagamos preguntas del tipo:

– si esta medida mejora, mejorará también aquella?
– si esta medida mejora, empeorará la otra?
– son independientes estas medidas?

En fin, 6 pasos 6, importantes para que los objetivos de nuestra nueva y flamante gestión de proyectos puede ser evaluada y podamos responder a las preguntas que nos hicimos al inicio del pasado post:

¿Y cómo sabremos que esta nueva forma de gestionar los proyectos ha sido un éxito?

¿Y cómo podremos evaluar que ha merecido el esfuerzo invertido y el mayor número de horas -al menos a priori-invertidas en actividades de gestión de nuestros proyectos?

Pd. Por cierto, no pensemos que acertaremos a la primera. Aunque estemos muy orgullosos de nuestro conjunto de medidas, conviene que les echemos un ojo de vez en cuando y nos preguntemos:

– sigo necesitando esta medida?
– sigue cumpliendo su cometido?
– es mayor el coste de recoger datos para la medida que el valor que me aporta?
– se dará alguien cuenta si dejas de medirla?
– hay otra medida que ahora me de más información?

En fin. Todo un mundo. Si os parece, dejamos para el próximo post cómo organizar un buen paquete de medidas. ¿Ok?

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