Preparemos la estrategia para hipnotizar/cazar los sapos y atraer/descubrir princesas/príncipes. Estrategias y acciones para gestionar riesgos y oportunidades

Preparemos la estrategia para hipnotizar/cazar los sapos y atraer/descubrir princesas/príncipes. Estrategias y acciones para gestionar riesgos y oportunidades

En un primer post vimos que era mejor atacar a los sapos (riesgos) antes de que nos ataquen ellos, después vimos cómo organizar ese ataque/defensa preventiva , en el tercero vimos formas de identificar los sapos (riesgos) y princesas/príncipes (oportunidades) y en el cuarto vimos la importancia de y cómo clasificar los sapos por su tamaño y veneno… En este post, tras ese  magnífico ejercicio en nueve pasos que, no solamente habrá tenido como resultado, una lista de riesgos priorizados, sino un equipo de trabajo más cohesionado, solidario y alineado (algo que NO TIENE PRECIO), veremos cómo abordar los riesgos y oportunidades, definiendo estrategias., acciones y responsables y las medidas a tomar si aparecen signos de que el riesgo amenace con acercarse.

Las actuaciones podrán ir en la línea de:

  • aceptar el riesgo y prepararnos para afrontar las consecuencias del impacto;
  • evitarlos actuando sobre la causa raíz;
  • mitigarlo reduciendo la probabilidad y/o el impacto a niveles aceptables;
  • transferir la responsabilidad a un tercero (suena a dejarle el marrón a otro pero tiene sentido si, por ejemplo, no queremos arriesgarnos a desarrollar una tecnología propia que otro tiene ya lista)

Todo lo anterior lo hacen los grandes Project managers. Pero los Project managers galácticos (messiánicos si esto lo lee alguno del Barcelona –el que escribe tira hacia el Real Madrid aunque ahora estemos a sus pies…. en la Liga …de momento….-) hacen más.

Además, están atentos a los “riesgos positivos”, bueno, llamémosles oportunidades.

En el fragor de la batalla, lo último que se nos ocurre a los participantes es que haya cosas que puedan ir mejor de lo esperado. Pero esto es algo que los mejores equipos hacen cuando estudian los riesgos: estudiar las oportunidades. Preguntarse ¿Qué puede ir mejor de lo esperado? ¿Cómo podemos aprovecharnos de que ocurra? Tengamos en cuenta lo que personas de éxito ya aprendieron: cuanto más trabajas, más suerte tienes (que Picasso decía tal que así: “a mí la inspiración me suele pillar trabajando”).

En estos casos, también tenemos un plan para aprovechar las oportunidades. Ante una oportunidad podemos actuar:

  • aceptándola y preparándonos para afrontar y maximizar las ventajas de la oportunidad;
  • tratar de incrementar la probabilidad de que ocurran y de que el impacto (positivo en este caso) sea máximo;
  • explotándola, asegurando que la oportunidad se materializa
  • y, por último, compartiéndola, asignando la responsabilidad a un tercero que pueda aprovecharla mejor

y, así, en los pasos dados y explicados en los últimos posts, habremos preparado algo magnífico… tener un Plan A y un Plan B (y un plan C –si es que tu PMP no tiene precio…- porque evaluará los riesgos de aplicar los planes de respuesta -los riesgos secundarios que llama PMBOK). Te habrá preparado un plan de gestión de riesgos que incluya:

  • la metodología de gestión de riesgos
  • las acciones de respuesta (a incorporar a la EDT)
  • los roles y responsabilidades de cada uno
  • el presupuesto (a incorporar en el presupuesto elaborado)
  • el cronograma de las acciones de respuesta (que se incorporará al cronograma elaborado)

(INCISO IMPORTANTE: Como vemos las actividades que incluyan estos planes se incorporan al alcance del trabajo como paquetes de trabajo o entregables. Estas nuevas actividades afectarán al alcance, coste y tiempo lo que llevará a realizar una iteración del grupo de actividades de planificación, incluida la identificación, evaluación de nuevos riesgos)

  • las categorías de riesgos
  • las definiciones de probabilidad e impacto que se han considerado
  • las tolerancias al riesgo de las partes interesadas (a partir de las cuales saltan las alarmas)
  • los informes de reporte
  • y cómo se va a hacer el seguimiento porque…

Pero… por muy buen Project manager que seas… no vas a acertar de pleno. La realidad es tozuda y seguro que las cosas cambian en el transcurso del proyecto. Por eso, repetirás el proceso cada vez que se conozcan los resultados del proceso de seguimiento y control de los riesgos y sepa si realmente han tenido efecto las medidas aplicadas y si han tenido el efecto esperado para, en caso negativo, poner en marcha en plan alternativo (fallback plan para los habitantes de la Pérfida Albión que se decía antes…). Pero esto, lo veremos en el próximo y último post.

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