Identifiquemos sapos (riesgos) y princesas/príncipes (oportunidades) en nuestros proyectos

Identifiquemos sapos (riesgos) y princesas/príncipes (oportunidades) en nuestros proyectos

En un primer post vimos que o atacábamos los riesgos o ellos nos atacarían a nosotros  y en el siguiente pasamos a ver cuál es la forma de organizar un ataque efectivo a estos riesgos. Una vez organizados, !Toca identificar riesgos y oportunidades¡

Por ello, a la luz de los objetivos del proyecto y las tareas a realizar, identifica los riesgos (esos sapos que nos miran con cara de querer atacar) y esas oportunidades (princesas o príncipes en los que los sapos se pueden convertir…) de cada tarea y determina los efectos en nuestro proyecto (si nos afectará al alcance o producto, al plazo o al coste). Para cada tarea analiza la causa raíz (porqué ocurre), se identifica el riesgo (en qué aspecto del proyecto nos va a afectar) y se describen sus consecuencias (se cuantifica) sobre el proyecto.

Hay dos herramientas que a mi me gusta utilizar para que no se les escape nada (aparte por supuesto de la lista de “sustos” de proyectos anteriores más o menos similares que será lo primero que ponga sobre la mesa):

La matriz DAFO

En lugar de confiar en el azar o, peor aún, en su innata capacidad de improvisación y cintura ante un problema inminente la matriz DAFO es una herramienta de análisis de proyectos que ayuda a evaluar sus oportunidades (riesgos positivos) y amenazas (riesgos negativos) , los puntos fuertes del proyecto (para enfrentarse a los riesgos y aprovechar las oportunidades) y sus debilidades (qué importante conocerlas para no meterse en líos y protegerse frente a ellas…),

¿Cómo utilizar este herramienta para proteger el proyecto en el que se embarca tu empresa?

Fortalezas: como puntos fuertes, se refieren a la organización o cadena de valor del proyecto. Son los que dan a su equipo de proyecto o producto una clara ventaja –sin confiarse¡¡¡¡¡¡¡- ante el proyecto: los miembros del equipo de proyecto y su experiencia, programadores expertos,…

Debilidades: los puntos débiles del proyecto, áreas de mejora,… como los elevados costes de personal, que colocarían al proyecto en una situación de desventaja.

Las oportunidades y amenazas son factores externos a la organización o proyecto y pueden ofrecer opciones de lograr un mayor éxito (ahorros, adelantos,) o suponer una amenaza.

Oportunidades: como pudiera ser la aparición de una nueva técnica que poder aplicar en el proyecto y mejorar su rendimiento, un cambio en las condiciones económicas que provoque una baja de los precios de proveedores y materias primas,…

Amenazas: peligros que pueden afectar el progreso de su proyecto. ¿la nueva legislación aprobada recientemente puede afectar al cronograma del proyecto o los recursos?

El Benchmarking

(ver y copiar lo bueno que hacen otros –traducción muy muy libre-)

Empezando por lo que hay en nuestra propia casa… !No cometamos los mismos errores sino nuevos y más apasionantes¡ Si en la organización se mantiene actualizado un mapa o categorías de riesgos con la experiencia adquirida (cuándo ocurrieron, qué se hizo, cómo funcionaron las estrategias,…) nos costará menos encontrar riesgos y oportunidades al inicio del proyecto revisando esos mapa y sus listas asociadas (igual que si tenemos una lista de compras habituales domésticas, nos cuesta menos ver qué tenemos que comprar esa semana o mes y que no se nos olvide lo relevante).

Otro síntoma de una buena gestión de los riesgos de un proyecto es la actitud abierta a adoptar enfoques y buenas prácticas de los demás. Tu, como project manager, siempre atento a lo que hacen otros, estarás especialmente atento y compararás tu desempeño y sus procesos de gestión de riesgos con los de otras empresas. Y así aprenderás más. Porque se sabe aquello de que

“inteligente es el que aprende de sus errores, sabio el que aprende de los errores de los demás”

Y este benchmarking puede también ser de dentro a afuera invitando a expertos externos para evaluar planes de riesgos, procesos y seguimiento de forma periódica o participando en organizaciones, encuentros profesionales y foros para intercambiar ideas relacionadas con la gestión del riesgo. Y, esto cuesta tiempo y dinero, y ya sabemos que esto de la formación, que tus project managers estén “todo el día de cursillitos, de saraos, de…” a veces pone nervioso a nuestros superiores porque ven el gasto ahora pero el beneficio se lo tienen que imaginar o creer pero… todos sabemos que es importante formarnos y participar en foros y eventos, porque así recogerás soluciones a sus problemas, obtendrá información valiosa y nuevas ideas. En este sentido, tenemos que aprovechar las actividades que nuestros capítulos del PMI (tanto en Latinoamérica como en España con sus nuevos “Branchs”) más cercanos organizan.

No soy dado a consejos pero… en época de crisis no ahorremos en formación, ni en ideas, ni en memoria colectiva de la organización,…

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