Evalúa la gestión de ADQUISICIONES de tus proyectos con este cuestionario

Evalúa la gestión de ADQUISICIONES de tus proyectos con este cuestionario

El área de conocimiento de gestión de las adquisiciones incluye los procesos necesarios para comprar o adquirir fuera de la organización productos, servicios o resultados necesarios para completar el proyecto.

Esta gestión de las adquisiciones incluye la gestión del contrato y los procesos de control de cambios necesarios para desarrollar y administrar contratos lanzados por miembros del equipo autorizados.

Este detallado cuestionario te permitirá hacer un «gap analysis» en relación a la guíe de buenas prácticas que es el PMBOK(R).

Vayamos por partes…

Como aspectos generales y previos,

–           ¿Existe un proceso de gestión de compras que abarque desde la decisión de adquirir productos o servicios hasta el cierre del contrato con la aceptación formal del cliente y la recogida de lecciones aprendidas?

En la fase de planificar las adquisiciones,

–           ¿Existe una estructura de desglose del trabajo que descomponga los trabajos que componen el proyecto y permita evaluar la conveniencia de subcontratar alguno de sus paquetes en función de los riesgos y condicionantes del proyecto?

–           ¿Se elabora un plan de gestión de las adquisiciones del proyecto que recoja

  • los paquetes de trabajo a subcontratar
    • con su enunciado del alcance del trabajo
    • criterios de aceptación
    • condicionantes para su integración en la estructura de trabajos del proyecto
      • en costes
      • en plazos
    • restricciones e hipótesis que puedan afectar a las compras planificadas
  • una evaluación de los riesgos asociados a la decisión de adquisición
  • un precio objetivo que dirija el proceso de subcontratación
  • documentos estandarizados de compras
  • y roles y responsabilidades de los diferentes departamentos afectados
    • compras
    • calidad
    • ingeniería
    • montaje
    • jurídico
    •  

–           ¿Existe una lista de proveedores precalificados que

  • facilite el proceso de compras
  • y garantice la calidad del servicio? 

–           ¿Recoge el enunciado del alcance de la adquisición

  • tanto aspectos relativos al producto o servicio
  • como a la gestión del contrato (reportes de desempeño, entre ellos)? 

–           ¿Se establecen en los contratos incentivos asociados a indicadores de desempeño definidos respecto a

  • plazos
  • costes
  • mejoras o
  • calidad del producto o servicio? 

–           ¿Se establecen unos documentos de adquisición que garanticen

  • la homogeneidad de las ofertas
  • la facilidad y consistencia de las evaluaciones comparativas? 

–           ¿Se definen criterios de valoración de ofertas alineados con los objetivos clave del proyecto?

–           ¿Existe un procedimiento de evaluación de ofertas y adjudicación de contratos que defina

  • los pasos a dar y
  • los roles y responsabilidades en la toma de decisiones? 

En la fase de gestión del contrato de adquisición

–           ¿Se controlan los trabajos subcontratados de igual forma que los trabajos realizados en la organización?

–           ¿Existe un proceso para la gestión de los diferentes tipos de contratos que garantice

  • una adecuada asignación de responsabilidades en la gestión del contrato
  • el control y seguimiento del avance del proveedor en
    • plazos
    • alcance
    • calidad
    • riesgos
  • una gestión de los cambios que tenga en cuenta su impacto en los diferentes áreas del proyecto? 

–           ¿Existe una gestión de los contratos integrada con la gestión general del proyecto que permita

  • identificar variaciones respecto a la línea de desempeño prevista
  • evaluar su impacto en el cumplimiento de los objetivos generales del proyecto
  • informar a todas las partes interesadas de dichas variaciones
  • tomar decisiones con antelación para minimizar así los riesgos sobre el proyecto? 

–           ¿Se realizan revisiones del desempeño de las adquisiciones para evaluar su progreso ya sean

  • auditorías de calidad
  • inspecciones
  • u otras formas recogidas en el contrato? 

–           ¿Se mantiene un registro de comunicaciones, incidencias, reportes,… asociados al contrato?

En la fase de cierre,

–           ¿Existe un procedimiento establecido para la

  • aceptación formal del producto o servicio
  • el cierre administrativo del contrato que recoja, indexe y archive toda la documentación del contrato? 

–           ¿Existe un proceso de auditoría del proceso de compras encaminado a

  • identificar fortalezas y áreas de mejora en el proceso de compras
  • desde la decisión de adquirir productos o servicios hasta el cierre de los contratos? 

–           ¿Se actualizan los activos de los procesos de la organización

  • incorporando lecciones aprendidas al proceso de compras
  • archivando toda la información para su uso en futuros proyectos
  • mejorando o simplificando los procesos y procedimientos actuales?

Cómo te fue la autoevaluación? Encontraste áreas de mejora? Magnífico, ya sabes en qué trabajar mañana¡

dnl

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