Pon un PMP en tu Empresa y…13) Creado el armario, trabajará en sus contenidos: 1º, Planificar el QUÉ con más detalle (2) Definir el Enunciado del Alcance del Proyecto

Pon un PMP en tu Empresa y…13) Creado el armario, trabajará en sus contenidos: 1º, Planificar el QUÉ con más detalle (2) Definir el Enunciado del Alcance del Proyecto

Definir el Enunciado del Alcance del Proyecto

Si pones un project manager profesional en tu empresa, además de dejarte un documento de requisitos y su plan de gestión niquelados, una vez que tienga claros los requerimientos o requisitos o características o como los queramos llamar, una vez que el project manager sabe el producto o servicio que debe entregar al cliente, y la ha confirmado, y lo ha confirmado, y lo ha …. (acordaros, los PMP llevan pilas de larga duración de serie) …
…se pone a pensar –te estoy oyendo…. ”!Ya estamos¡ “!Otra vez¡””Cuándo te vas a poner a trabajar (nuevamente a pensar =2 veces trabajar)  qué tiene que hacer para lograrlo. Y ponerlo en negro sobre blanco en un documento llamado (el nombre es lo de menos): Enunciado del alcance del proyecto (Project scope statement in any British Inn)
Que incluirá los siguientes aspectos:
  • Objetivos del Proyecto

Desarrollemos nuestro lado Derecho del Cerebro, juguemos: No sigas leyendo, coge una hoja en blanco y escribe cuáles son los objetivos del proyecto en el que te pondrás a trabajar una vez te aburras de esto. Pasa una hoja en blanco a cada uno de tus colaboradores y que hagan, sin ver tu resultado ni el de los demás que hagan lo mismo. Si te atreves haz lo mismo con tu jefe.
Se me ocurrió hacerlo una vez. Desolador. ¿los saben? ¿Se parecen? ¿Tienen algo que ver? Ahora para nota, ¿son algo que al menos lejanamente puedan adjetivarse como
  • Específicos: “Cuando era joven siempre quise ser ALGUIEN en la vida. Ahora que soy mayor, lamento no haber sido más ESPECIFICO”. 
  • Medibles: “Quiero que trabajemos mejor y los proyectos sean de mejor calidad” Y esto cómo se mide…,
  • Acordados: “¡Para el martes!”- “Pero… si es viernes…”-“Pues para el lunes por la tarde”
  • Realistas: “Que este año el Barcelona gane la Liga…” Mou poco realista….¡  
  • y con un plazo: “”cuanto antes” “asap –éste ya roza el insulto-”, “es urgente” “ya”?
Podrán tener que ver con el coste, el plazo, objetivos técnicos,  de calidad o de mercado. Pero, todo esto, es casi, lo de menos, si lo anterior no se cumple.
  • Descripción del alcance del producto

Es una breve descripción del alcance del producto que facilite una planificación del alcance -¿Qué pinta tiene lo que vamos a entregar al cliente? ¿Qué hace? ¿De qué tamaño es?….- El producto por su parte podrá ir definiéndose con más detalle conforme avance el proyecto.

  • Requerimientos del Proyecto: “¡¡Cuidado que hemos vuelto a mentar al Diablo…!!” Describirá las condiciones o capacidades que deben cumplir los entregables para satisfacer el contrato o estándares impuestos.
  • Inclusiones y exclusiones indicando bien claro todo el trabajo que no está incluido y no se va a hacer. Hasta las cosas más nimias como ¿a cuantas reuniones está obligado a asistir el project manager? En un llave en mano, ya acabado el proyecto y en la visita de recepción, un cliente nos preguntó alarmado ¿dónde está la cocina de la subestación eléctrica? Revisando el pliego, nos decía que estaba bien claro “y todas las instalaciones necesarias para los operarios de la subestación”…. Caras de Póker…
  • Entregables del proyecto: Son todo lo que el proyecto creará incluidos el producto y los documentos relativos al proyecto. Debemos pensar en el kit completo.
  • Criterios de aceptación del producto que definan los criterios de aceptación del producto. Aquí vuelve a aparecer el Diablo donde menos se espera. ¿Por qué será tan difícil dejar claro qué es lo que va a recibir el cliente para que nos mire con cara de alegría –y pague…-.?
  • Restricciones del proyecto de coste, de plazo, técnicas –materiales, calidad,……-, definidas por el cliente y que serán muy importantes en el proceso de gestión del proyecto.
  • Hipótesis del proyecto. Cuidado, detrás de cada una, hay un riesgo –el de que no se cumpla-. Así lo de “Es un suponer…” lo justito. Asumamos lo justo para que no nos pase como en el intraducible dicho inglés:  “when you assume you make an “ass” of “u” and “me”.  
  • Organización Inicial del proyecto con los miembros del equipo titular (luego vendrán las lesiones), partes interesadas y estructura organizativa del proyecto
  • Riesgos inicialmente previstos por la experiencia de proyectos similares
  • Requisitos de aprobación tanto para los objetivos del proyecto, como para los entregables o la documentación del proyecto.
Casi nada¡¡¡ Pero, es lo que hay…

10 Comments

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