Pon un Project Manager Profesional en tu Empresa y…12. Creado el armario, trabajará en sus contenidos: 1º, Planificar el QUÉ con más detalle (1)

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“El éxito de un proyecto depende tanto de su buena ejecución
como de una buena definición del éxito del proyecto”
Scott Johnson, At Task CEO ( y uno de los bloggers en project management más interesantes y divertidos.)
El project manager debe definir con ayuda de todas las partes interesadas qué trabajos están incluidos en el proyecto y cuáles no y, por otra, se establece los mecanismos para asegurar que todo el trabajo que hay que hacer y sólo el que hay que hacer se haga. Así de simple, pero así de complicado.
Para ello el project manager  dará estos tres primeros pasos:

a.      Recopilar los requerimientos del cliente

No sé si será cierto pero así lo cuenta en su blog Scott Johnson –y algo tan gordo, si no lo tuviera claro no lo escribiría, menos en América donde te plantan una demanda que deja tieso como una mojama- que la investigación sobre el vertido de petróleo en la costa de Nueva Orleans sacó a la luz que:
“el plan de emergencia de la compañía incluía un análisis de la afección sobre las nutrias marinas y las morsas –animales que no viven en las cálidas aguas del Golfo de Méjico- y tenía como persona de contacto una persona que había muerto hacía cinco años. Este es el clásico ejemplo de alguien que considera que todos los proyectos son iguales y que no estaba muy preocupado por el impacto de copiar requerimientos y especificaciones de un proyecto a otro.”
Al elaborar el acta de constitución en el mejor de los casos se hizo una primera identificación de requisitos pero ahora hay que refinar bien, bien, bien las necesidades, deseos y expectativas del patrocinador, del cliente y de los interesados para poder cumplir así los objetivos del proyecto. En especial se requiere un esfuerzo importante de definición y gestión de las expectativas del cliente.
Los requisitos son lo que las partes interesadas necesitan que cumpla el producto o servicio, porque resuelven unos problemas o alcanzan unos objetivos.
Pueden referirse a
  • cómo debe funcionar el sistema (opciones de seguridad y definición de perfiles),
  • las funcionalidades que se desea que tenga el producto (compatibilidad con determinado sistema operativo),
  • la calidad de sus componentes (utilizando determinado material aislante), 
  • los procesos de negocio (que permita realizar un seguimiento y aprobación digital de facturas)
  • o la seguridad, salud y control de riesgos (solicitando que una determinada normativa, no necesariamente obligatoria, sea adoptada).
Aquí el project manager profesional se juega medio partido (el otro medio se la ha jugado identificando las partes interesadas y sus expectativas).
Si no consigue plasmar los “deseos, necesidades, ideas” siempre imprecisas siempre ambiguas del cliente en una lista de requisitos clara, precisa, consensuada y aceptada por ambas partes, el trabajo restante será tirar el tiempo, el dinero y la reputación del project manager y su empresa.
Debido a que partirá de unas listas de deseos no necesariamente claras y definidas, tu project manager se tomará la molestia (¡si no es molestia, es SU trabajo!) de:
  • identificar los requisitos, hacer una lista que logrará ya sea mediante entrevistas, grupos focalizados, grupos de expertos, técnicas de observación, prototipos, ¡lo que sea –y esté justificado- con tal de que no se le escape nada!.
  • convertir esos requerimientos, descripciones vagas, ideas, explicaciones,… en una lista de requerimientos técnicos más detallados y precisos sobre la que cliente y project manager pueda discutir y llegar a un acuerdo sobre las especificaciones del producto o servicio.
  • y con ello, acordará con el cliente y partes interesadas cómo se va a definir el éxito del proyecto, qué deben recibir para deciros al final “¡buen trabajo¡ ¡es exactamente lo que habíamos acordado, buen trabajo!” para así definir con ellos los indicadores que marcarán el éxito o no del proyecto. Sin ambigüedad. O está bien o está mal. O está completo o no lo está. 
  • Y la firmarán ambas partes, como parte del contrato, porque estos requerimientos formarán la base para el diseño del producto o servicio, la planificación del proyecto y la asignación de recursos. Y esto ya es algo serio, aquí empezáis a meter dinero.
  • y, como un project manager profesional conoce a los clientes y su especial (¿será innata?) tendencia a tener nuevas ideas y propuestas durante la fase de ejecución, preparará una matriz de trazabilidad de requisitos, uno de los documentos más importantes del proyecto.
Sí, así de claro. No es que no se fíe del cliente y le atribuya posible mala fe; pero desconfía de la memoria del cliente y de la suya propia, que el proyecto puede ser muy largo.
Este documento permitirá al project manager documentar y comunicar los cambios que se propongan, estudiar su impacto en el proyecto y, si son aprobados, documentarlos para que no se incluya ningún requisito finalmente abandonado, ni se olvide una funcionalidad aprobada durante el desarrollo del proyecto.  Sin entrar en humedades excesivas, puede ser algo así:
o         Proyecto “A”
·          Versión 1.0.
a.       Requisito 1
1.       Especificación nº 1
§          Información básica: título, descripción, solicitante, prioridad, justificación,…
§          Información del sistema: ID, creada por, última modificación, razón de la modificación, solicitada por,..
§          Información adicional: requisitos relacionados,…
b.       Requisito 2
1.       Especificación nº 1
La ventaja de una buena definición de requerimientos en forma de árbol como podría haberse presentado la anterior, es que será una magnífica referencia para en las fases posteriores desarrollar el enunciado del alcance del trabajo, la estructura de desglose de tareas,… pero, eso, ya es otro paso más.
Para acabar y en relación con la necesidad de ser muy muy precisos –incluso quisquillosos- en esta fase, me acordado de un dicho del que no encuentro su equivalente en español:
“the devil remains in the details”,
Cuidado con el Diablo…

11 Comments

  1. JM dice:

    Daniel
    Agradecerte tu aportación al buen hacer en la gestión de proyectos, y a la mejora de la fama/profesionalización de la gestión de los mismos. Una breve idea que a mi me ha funcionado, es conseguir aportar al cliente demandante de la solución, nuestra propia metodología/lenguaje para sistematizar la definición de requerimientos, centrandose en los procesos/flujogramas, evitando asi bajar a un nivel de detalle excesivo en las primeras fases, y sobre todo evitando centrarse en definir la interfaz de la solución, tendencia acusada del usuario a pensar que asi define sus requerimientos y su necesidad. Un cordial saludo

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