En el post titulado Algunos criterios para evaluar la competencia de los equipos indicamos que, el primero de todos era tener objetivos claros y realistas y, el segundo, tener entregables bien definidos.

Veamos este segundo elemento.

El resultado del esfuerzo del equipo de proyecto (sus entregables) deben estar bien definidos. Las características del entregable se recogen en sus requisitos. Y estos se suelen dividir en dos tipos: requisitos funcionales y requisitos técnicos.

Los requisitos funcionales describen en lenguaje ordinario qué pinta tendrá el entregable y que se supone que hará. Por ejemplo, los requerimientos funcionales asociados con la construcción de un nuevo centro comercial pueden expresarse como «El centro comercial tendrá treinta tiendas que vendan una variedad de productos desde comidas delicatessen hasta ropa juvenil pasando por productos tecnológicos y libros. Al menos diez de ellas deben ser marcas reconocidas a nivel nacional». Los requerimientos funcionales pueden incluir dibujos conceptuales del arquitecto con la apariencia que tendrá el centro comercial.

Los requisitos técnicos describen describen cómo serán los entregables y qué harán de forma técnica y precisa. En el ejemplo anterior, un requisito técnico será «Los ascensores serán del modelo NEOLIFT, Marca XXXX equivalente o superior, con 3 paradas, un recorrido de 18 metros aproximadamente, una velocidad de 1 m/sg en subida y una capacidad útil de 600 kg /8 pasajeros». Esta información podrá ser acompañada de planos con dimensiones y especificaciones técnicas.

Hay más cosas a tener en cuenta a la hora de definir los entregables además de definir sus requisitos técnicos y funcionales. Los entregables deben también definirse en términos de fechas de entrega y restricciones de coste. ¿Son conscientes los miembros del equipo de proyecto de las fechas de entrega de los entregables y están comprometidos con ellas? DE igual manera, ¿Son sensibles a las restricciones de costes?

El grado de claridad y precisión con el que se pueden definir los entregables varía, lógicamente, entre sectores y disciplinas. Proyectos estandarizados como los cajeros automáticos de los bancos pueden definirse con un mayor grado de precisión tanto en lo que se refiere a requisitos funcionales como técnicos.

Como contraste los proyectos de investigación y desarrollo se llevan a cabo con técnicas más cercanas a las del explorador en la selva que al responsable de operaciones de una planta. En estos casos, puede ser complicado definir los entregables de forma precisa. Aunque los requisitos funcionales generales puedan expresarse de forma sencilla (investigar virus que ataquen los huesos), será más difícil poner negro sobre blanco los detalles técnicos de algo que no sabemos qué pinta tendrá y cómo funcionará.

Y claro, la evaluación de la competencia de los equipos en un caso u otro no podrá ser la misma, no?