Pon un Project Manager Profesional en tu Empresa y…. 7. Y realizará estas tareas para no dejarse nada ni nadie clave ya en el minuto 1 de partido (1)

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El acta de constitución

(en inglés suena mejor, project charter, lo de “acta de constitución” impresiona…)
Si, como venimos repitiendo –y creo que en tu rostro se ve más receptividad-, pones un PMP en tu empresa, tras situarse y reconocer bien el campo de juego, se pondrá a hacer las dos cosas más importantes de todo el proyecto. Así, sin haber cogido el boli (bueno el teclado…-que si no delato mi edad-). Dos documentos, dos actividades que, de no hacerse bien, pueden dar al traste con el proyecto. Nuestro PMP tiene clara su importancia, así que tranquilo. Tiene grabado que los errores en estos primeros pasos se pagan mucho más caros que los errores en la fase de ejecución.   
En primer lugar, cerrará con el cliente y contigo –acuérdate, que te llamará patrocinador- o solamente contigo si eres tú el interlocutor exclusivo con el cliente, el acta de constitución que, muy importante,  
  • autoriza formalmente el proyecto -el proyecto no existe antes-
  • nombra al responsable del proyecto, tu ya familiar Project Manager Profesional, y define sus responsabilidades para ponerse a trabajar sin dilación. 
  • y, sobre todo, documenta los requisitos iniciales que satisfagan las necesidades y expectativas de todas las partes interesadas, para que todas tengan claro el alcance y no haya sorpresas después. Por escrito. Casi nada.
Este documento, importante dónde los haya porque es la base sobre la que se va a construir el proyecto, debe dejar bien claritas preguntas tan sencillas y tan complejas a veces como:
  • en qué consiste el proyecto,
  • quién tiene la autoridad para liderar el proyecto y aprobar las entregas y los cambios (que habrá),
  • por qué se lanza este proyecto –por su rentabilidad económica, por una oportunidad de mercado, como parte de una estrategia empresarial, por necesidad de adaptarse a una nueva legislación,…-,
  • de qué recursos se van a disponer,
  • qué requisitos debe cumplir el producto, servicio o, en general, entregable que se enviará al cliente.
  • para no olvidarse del análisis de negocio y los objetivos, también recogerá cómo se integra el proyecto dentro de los objetivos estratégicos de la compañía y a qué objetivos concretos “apunta”
  • que riesgos u oportunidades –“riesgos positivos”-se intuyen en estos primeros lances del partido
En principio, en este documento los recursos, riesgos, requisitos del producto, presupuesto,.., se define a un nivel más alto porque ya tendremos tiempo en la fase de planificación de afinarlos bien. Pero, cuánto antes estén claros, consensuados, aprobados, escritos y firmados, mejor.
Tu project manager no cejará en su empeño hasta que todas las partes interesadas comprendan -de la misma manera- y estén de acuerdo con las especificaciones y requerimientos del producto y los trabajos que es necesario realizar antes de empezar a trabajar.
Te lo advierto, no dejará pasar un solo requerimiento vago, poco claro, ambiguo,… Ni le valdrán con emails, un cruce de palabras vagas de “haz un…. “
No es el momento pero se guarda en la manga muchas técnicas para lograrlo.

10 Comments

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