En este post nos toca hablar de  la importancia del valor y el compromiso necesarios para ser un buen Project manager y no morir en el intento….

En los posts anteriores contamos que todos somos Project managers, sin dejarnos claro si debemos alegrarnos o echar a correr y que nuestra visa depende de un señor/a misterioso, invisible, llamado cliente, al parecer tan importante que puede echarnos a la calle y del que solemos saber menos de lo que debiéramos para tenerle contento; que, desde el inicio y durante la ejecución, no debemos de perder de vista los objetivos ,  que las comunicaciones tienen que ser eficientes, efectivas y no hacer ruido sino ayudar al proyecto,  que más vale que cada uno sepamos lo que tenemos que hacer y que la planificación, aunque da pereza… suele ser muy útil , que era necesario identificar los riesgos y oportunidades de nuestros proyectos y que es clave que en todo momento estén claras las prioridades del proyecto, que los cambios inevitables y cómo gestionarlos y que tenemos que tener en cuenta las suposiciones y autolimitaciones que pueden generar…, la importancia de gestionar las expectativas de los interesados , la relevancia de recoger lecciones aprendidas  y la importancia de los reconocimientos al equipo.

Como hemos comentado al inicio, pasemos a reflexionar sobre el valor y compromiso necesarios para ser un sufrido Project manager 😉

14. Miedo?, quién dijo miedo? A por ellos¡

“El éxito es ir de fracaso en fracaso sin perder la ilusión” W. Churchill.

El compromiso empieza con sacar tiempo para ser Project Manager

Un piloto, SIEMPRE, revisa su check-list previa al vuelo. SIEMPRE. ¿Será porque no se la sabe? ¿Será porque no tiene suficiente experiencia? NO. Lo hace porque es un piloto profesional y DEBE hacerlo.

Si un piloto profesional lo hace, ¿porque no vamos a hacerlo los Project Managers (profesionales)? Cuando empieza el proyecto, todo lo que parecía claro y bien establecido empieza a temblar, las órdenes, las contraórdenes, los fuegos que aparecen,… pueden hacer que lo más obvio, deje de serlo y, “perdidos de vista los objetivos, redoblemos los esfuerzos” hacia un destino diferente del previsto.

Los profesionales hacen lo que tienen que hacer, tengan tiempo o no, crean que puede gustar o no a otros. Una buena manera de que ciertos compañeros pongan cara de póker es decirles si tienen tiempo de establecer objetivos, hacer un planning, debatir las funciones y responsabilidades del equipo. Rara vez dirán que tienen tiempo para ello, con la cantidad de fuegos pendientes de apagar¡

No te líes. No busques consenso sobre si el equipo debe reunirse periódicamente para asegurar que todos vamos en línea, ¡programa las reuniones¡ es responsabilidad del Project manager asegurar que evitamos los fallos predecibles. Una checklist o una serie de instrucciones de trabajo sirven para crear este hábito y hacerlo disciplina. Recordamos: si un piloto profesional lo hace, nosotros ¿por qué no?

Para gestionar tu «empresa» necesitas compromiso

La gestión de proyectos es lo más parecido a dirigir una empresa (con menos poder… y una paga considerablemente menor al final de mes…). Es habitual pensar que esto de gestionar proyectos requiere sentido común y poco más. Que no se requiere ninguna formación. Conozco empresas en que se obliga a la plantilla de técnicos a sacárselo la certificación de Project Manager Professional y otras en la que hay que negociar el poder ir a uno relacionado… Porque son caros, porque no hacen falta porque “nuestra actividad es diferente” y ya sabemos todos muy bien cómo hay que llevarlo a cabo.

Cuando tus compañeros te llamen la “Reina de los Procesos” recuérdales que las principales razones para que un proyecto falle son totalmente prevenibles y ocurren precisamente por falta de disciplina para hacer lo que hace nuestro piloto: asegurarse que no falta nada. Cierto es que solamente debemos tener los procesos que nos ayudan a hacer bien nuestro trabajo y no olvidarnos nada vital, aunque haya procesos que parecen hechos para dejarnos sin tiempo para leer la prensa en Internet, hacer sudokus en el trabajo o incluso dedicarlos a tareas de mayor valor añadido para el proyecto.

Un Project manager es un líder (aunque todavía no sé lo que significa, entiendo que es como el yerno o nuera ideal que toda madre quiere para su hijo o hija…) y debe cumplir alcance, plazos y costes pero también hacer crecer a su equipo, proponerle retos.  Es un trabajo apasionante pero difícil que requiere tener mucha paciencia, estar preparado para ser respetado pero no necesariamente querido y tener el curriculum vitae actualizado por si acaso…

Compromiso y Rigor:

Así que para acabar, qué pena, nos estaba empezando a gustar esto, repasamos los aspectos clave:

• El cliente es quién realmente puede echarnos (al director general y a nosotros) y no debemos perderlo de vista;

• Nos marcamos objetivos compartidos, medibles, retadores pero alcanzables y claros como la luz del sol;

• Mantenemos una comunicación permanente, efectiva, paciente pero firme con todo el equipo;

• Nos aseguramos de que cada uno tiene claro lo que tiene que hacer y para cuándo;

• Elaboramos plannings viables, creíbles y que el equipo se compromete con ellos;

• Identificamos los riesgos, les miramos a la cara y les tenemos preparado un comité de recepción en caso de que lleguen;

• Priorizamos entre lo urgente, muy urgente y lo vital, entre el corazón, los pulmones y el hígado;

• Mantenemos una cintura flexible para que cuando vengan los cambios que siempre vienen, no nos quebremos si no que los aceptemos y les saquemos el máximo partido;

• No demos nada por supuesto, por sabido, por imposible, por fácil, muy especialmente aquello que “aquí siempre se ha hecho así”;

• No perdemos de vista a los interesados en el proyecto y, sus expectativas: promete menos, da más.

• Aprendemos de la experiencia, no tropieces en la misma piedra, comete errores nuevos y más apasionantes.

• Celebramos los éxitos del proyecto… y algunos fracasos.

Y además (ser un buen Project manager, que como ser un yerno o nuera ideal, no es NADA fácil¡):

• Disciplina, disciplina, disciplina en lo que haces (haz la lista de la compra o no traerás el arroz de la paella)

• Compromiso, compromiso, compromiso con lo que haces (si no te lo crees, apártate)

• Pasión, pasión, pasión por lo que haces (si no, no merece la pena)

Con este post terminamos nuestra serie del Sufrido Project Manager 😉

Daniel

——

Si quieres saber más de Project Management,… te ofrecemos el mejor material en español:

• Preparador PMP, el mejor simulador de exámenes en Español con más de 4.000 preguntas justificadas con referencia a PMBOK6 
• Curso Online  para preparar certificaciones PMP y CAPM, estudiando a tu ritmo con el apoyo de 4 profesores con gran experiencia
• Manual para Project Managers: Cómo gestionar proyectos con éxito

A tu disposición¡

Daniel