El área de conocimiento de gestión de las adquisiciones incluye los procesos necesarios para comprar o adquirir fuera de la organización productos, servicios o resultados necesarios para completar el proyecto.

Esta gestión de las adquisiciones incluye la gestión del contrato y los procesos de control de cambios necesarios para desarrollar y administrar contratos lanzados por miembros del equipo autorizados.

Este detallado cuestionario te permitirá hacer un «gap analysis» en relación a la guíe de buenas prácticas que es el PMBOK(R).

Vayamos por partes…

Como aspectos generales y previos,

–           ¿Existe un proceso de gestión de compras que abarque desde la decisión de adquirir productos o servicios hasta el cierre del contrato con la aceptación formal del cliente y la recogida de lecciones aprendidas?

En la fase de planificar las adquisiciones,

–           ¿Existe una estructura de desglose del trabajo que descomponga los trabajos que componen el proyecto y permita evaluar la conveniencia de subcontratar alguno de sus paquetes en función de los riesgos y condicionantes del proyecto?

–           ¿Se elabora un plan de gestión de las adquisiciones del proyecto que recoja

• los paquetes de trabajo a subcontratar

  • con su enunciado del alcance del trabajo
  • criterios de aceptación
  • condicionantes para su integración en la estructura de trabajos del proyecto
    • en costes
    • en plazos
  • restricciones e hipótesis que puedan afectar a las compras planificadas

• una evaluación de los riesgos asociados a la decisión de adquisición

• un precio objetivo que dirija el proceso de subcontratación

• documentos estandarizados de compras

• y roles y responsabilidades de los diferentes departamentos afectados

  • compras
  • calidad
  • ingeniería
  • montaje
  • jurídico
  • … 

–           ¿Existe una lista de proveedores precalificados que

• facilite el proceso de compras

• y garantice la calidad del servicio? 

–           ¿Recoge el enunciado del alcance de la adquisición

• tanto aspectos relativos al producto o servicio

• como a la gestión del contrato (reportes de desempeño, entre ellos)? 

–           ¿Se establecen en los contratos incentivos asociados a indicadores de desempeño definidos respecto a

• plazos

• costes

• mejoras o

• calidad del producto o servicio? 

–           ¿Se establecen unos documentos de adquisición que garanticen

• la homogeneidad de las ofertas

• la facilidad y consistencia de las evaluaciones comparativas? 

–           ¿Se definen criterios de valoración de ofertas alineados con los objetivos clave del proyecto?

–           ¿Existe un procedimiento de evaluación de ofertas y adjudicación de contratos que defina

• los pasos a dar y

• los roles y responsabilidades en la toma de decisiones? 

En la fase de gestión del contrato de adquisición

–           ¿Se controlan los trabajos subcontratados de igual forma que los trabajos realizados en la organización?

–           ¿Existe un proceso para la gestión de los diferentes tipos de contratos que garantice

• una adecuada asignación de responsabilidades en la gestión del contrato

• el control y seguimiento del avance del proveedor en

  • plazos
  • alcance
  • calidad
  • riesgos

• una gestión de los cambios que tenga en cuenta su impacto en los diferentes áreas del proyecto? 

–           ¿Existe una gestión de los contratos integrada con la gestión general del proyecto que permita

• identificar variaciones respecto a la línea de desempeño prevista

• evaluar su impacto en el cumplimiento de los objetivos generales del proyecto

• informar a todas las partes interesadas de dichas variaciones

• tomar decisiones con antelación para minimizar así los riesgos sobre el proyecto? 

–           ¿Se realizan revisiones del desempeño de las adquisiciones para evaluar su progreso ya sean

• auditorías de calidad

• inspecciones

• u otras formas recogidas en el contrato? 

–           ¿Se mantiene un registro de comunicaciones, incidencias, reportes,… asociados al contrato?

En la fase de cierre,

–           ¿Existe un procedimiento establecido para la

• aceptación formal del producto o servicio

• el cierre administrativo del contrato que recoja, indexe y archive toda la documentación del contrato? 

–           ¿Existe un proceso de auditoría del proceso de compras encaminado a

• identificar fortalezas y áreas de mejora en el proceso de compras

• desde la decisión de adquirir productos o servicios hasta el cierre de los contratos? 

–           ¿Se actualizan los activos de los procesos de la organización

• incorporando lecciones aprendidas al proceso de compras

• archivando toda la información para su uso en futuros proyectos

• mejorando o simplificando los procesos y procedimientos actuales?

Cómo te fue la autoevaluación? Encontraste áreas de mejora? Magnífico, ya sabes en qué trabajar mañana¡

dnl

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